リマインダーを設定するための項目です。
リマインドメールは各レコードの「項目」で指定した日付と「状況」の値で判定し、送信されます。
「状況」の選択肢一覧が標準のままであれば「完了」「保留」(コードが900以上)の場合、リマインドメールは送信されません。(「過去に完了したものも送信」にチェックが入っている場合は送信されます)
■リマインダーの設定
この操作はサイトの管理権限が必要です。
- 対象のテーブルを開きます。
- 管理メニューから「テーブルの管理」をクリックします。
- 「リマインダー」タブをクリックします。
- 「新規作成」ボタンをクリックします。
- 下表に従い設定を行います。
- 「追加」ボタンをクリックします。
＜リマインダー設定画面＞
＜設定項目＞
| 項目名 | 説明 | 設定方法 |
|---|---|---|
| リマインダー種別 | リマインダーの種別を指定 |
メール、InCircle、Slack、ChatWork、LINE、LINEグループ、Teams、Rocket.Chatから選択 メール以外の設定は「テーブル機能：通知」の「メール以外の通知種別」をご参照ください。 |
| 件名 | リマインドメールの件名 | 任意の件名を入力 |
| 内容 | レコード一覧の前後に文章の追加 | 任意の内容を入力、[Records]の位置にレコード一覧が出力される |
| 行 | レコード一覧に表示する項目のレイアウト | 任意の内容を入力 |
| 差出人 | ※InCircle、Slack、ChatWork、Rocket.chatを指定した場合に表示 | FROMに利用するアドレスを入力 |
| 宛先 | メールのTOに利用するアドレス |
任意のメールアドレス、WebHook、roomIDのURL、またはLINEのUserID、GroupIDを入力 |
| トークン | ※ChatWork、LINE、LINEグループ、InCircleを指定した場合に表示 |
取得したchatwork/LINE/InCircleのアクセストークンを入力 |
| 項目 | リマインドの基準とする日付項目 | 任意の日付項目を指定 |
| 開始日時 | リマインドを開始する日時。「開始日時」を起点として期間種別に指定した周期で通知する | 任意の日時を入力 |
| 期間種別 | 繰り返し期間の指定 | 毎日、毎週、週/曜日、毎月、月末、毎年から |
| 範囲 | リマインドを行う期間。10を指定した場合、現時点から10日後までを対象とする。11日以上先の場合は対象としない | 任意の日数を入力 |
| 過去に完了したものも送信 | 日付が過去で完了したものも送信するか選択 | 完了したものも送信する場合はチェック |
| 該当が無い場合は送信しない | 対象レコードが無い際にリマインドメールを送信しない場合はチェック | |
| URLを送信しない | メールにURLを記載しない | |
| 期限切れを送信しない | 期限切れたものを送信しない場合はチェック | |
| 条件 | リマインドメールを送信する条件 | 任意のビューを指定 |
| 無効 | 無効化する場合はチェック |
宛先に指定できる対象
| 対象 | 挙動 |
|---|---|
| 固定のメールアドレス（example@example.com） | 対象レコードの全てが指定した固定アドレスに送信されます。複数の固定アドレスを指定した場合には、全ての固定アドレスをTOとして送信します |
| 担当者、管理者 | 対象レコードの担当者、管理者に指定されたユーザのメールアドレスに送信します |
| タイトル、内容、分類、説明 | 対象レコードのタイトル、内容、分類、説明に記載されたメールアドレスすべてに送信します。メールアドレスはカンマ区切りまたは改行区切りで指定することができます |
設定例と送信結果
リマインダーの宛先を下記のように設定した場合、下表に示すレコードの内容に合わせた宛先に動的にメールが送信されます。
設定例）example＠example.com, [担当者], [内容]
[内容]を宛先に指定する場合、レコードの「内容」項目にメールアドレスを直接記載します。
ユーザ/組織/グループでの動的な宛先指定
リマインダー種別が「メール」の場合は、動的に宛先を指定することができます。ただし、無効となっているユーザ/組織/グループには通知されません。
宛先にIDを直接指定する
宛先にユーザID/組織ID/グループIDを直接指定できます。ユーザ/組織/グループの名称は表示されませんので、指定するIDに誤りがないようにご注意ください。
設定例：
| 宛先の指定 | 説明 |
|---|---|
| [User1] | ユーザIDが「1」のユーザに通知されます。 |
| [Dept1] | 組織IDが「1」の組織に所属するユーザに通知されます。 |
| [Group1] | グループIDが「1」のグループに所属するユーザ/組織に通知されます。 |
宛先に分類項目を指定する
アドレスに「ユーザの選択肢一覧」「組織の選択肢一覧」「グループの選択肢一覧」を設定した分類項目を指定できます。レコード単位で設定されているユーザ/組織/グループで動的に宛先を変えたい場合に利用します。分類項目が「複数選択」の設定となっている場合は、複数選択のすべてに通知されます。
設定例：
| 分類項目の表示名 | 分類項目の選択肢一覧 | アドレスの指定 | 説明 |
|---|---|---|---|
| ユーザ | [[Users]] | [ユーザ] | 対象レコードの分類項目に設定されたユーザに通知されます。 |
| 組織 | [[Depts]] | [組織] | 対象レコードの分類項目に設定された組織に所属するユーザに通知されます。 |
| グループ | [[Groups]] | [グループ] | 対象レコードの分類項目に設定されたグループIDに所属するユーザ/組織に通知されます。 |