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テーブルの管理：通知

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サポートセンター

期限付きテーブルなどでレコードの新規作成や更新、削除などの操作を行った際に、メールやslack、chatworkに自動通知する機能です。ビューと組み合わせることで、通知の条件を指定することができます。
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■制限事項
一括更新による通知の場合、固定のメールアドレスにのみ通知可能です。[RelatedUsers]や[担当者]などは使用できません。
件名の設定は作成、更新、削除、コピーの場合のみ有効となります。


■通知の設定

通知の設定方法です。

  1. 対象のテーブルを開きます。
  2. 管理メニューから「テーブルの管理」をクリックします。
  3. 「通知」タブをクリックします。
  4. 「新規作成」ボタンをクリックします。
  5. 下表に従い設定を行います。
  6. 「追加」ボタンをクリックします。 

 

＜設定項目＞

項目名 説明 設定方法
id 通知の管理ID 編集不可
通知種別 通知の種別を指定 メール、InCircle、slack、chatwork、LINE、LINEグループ、Microsoft Teams、Rocket.Chat、HTTPクライアントから選択
プレフィックス 通知のタイトルの先頭に付加する文言 任意の文言を入力
件名 通知のタイトルに記載する文言 任意の文言を入力
アドレス 通知先を指定 任意のメールアドレス、WebHook、roomIDのURL、またはLINEのUserID、GroupIDを入力
トークン※1 chatworkのトークンまたは、LINEボットアカウントのアクセストークンを指定 取得したchatworkのトークンまたはLINEボットアカウントのアクセストークンを入力
カスタムデザインを使用 通知内容をカスタマイズする設定 通知内容をカスタマイズする場合はチェック
書式 通知の本文に出力する書式 「カスタムデザインを使用する」がチェックONの場合に表示
変更前の条件※2 変更前の条件として指定するビューを指定 任意のビューを指定
論理式※2 変更前後の条件を指定 And、Orから選択
変更後の条件※2 変更後の条件として指定するビューを指定 任意のビューを指定
変更を監視する項目※3 レコードの更新が発生した場合に変更を監視する項目を指定 任意の項目を有効化/無効化
作成後 通知のタイミングを指定する
 		作成後に通知する場合はチェック
※デフォルトはチェックあり
更新後

更新後に通知する場合はチェック
※デフォルトはチェックあり
削除後 削除後に通知する場合はチェック
※デフォルトはチェックあり
コピー後 コピー後に通知する場合はチェック
※デフォルトはチェックあり
一括更新後 一括更新後に通知する場合はチェック
※デフォルトはチェックあり
一括削除後 一括削除後に通知する場合はチェック
※デフォルトはチェックあり
インポート後 インポート後に通知する場合はチェック
※デフォルトはチェックあり
無効 対象の通知設定を無効にする 無効化する場合はチェック

※1.chatwork、LINEまたはLINEグループを指定した場合に表示されます。
※2.ビューを設定している場合に表示されます。
※3.通知タイミングが「更新後」の場合のみに利用します。

メール以外の通知種別


件名の設定

メール通知の件名には以下値の設定が可能です。

[項目名] ：該当する項目の値が挿入されます。
 [NotificationTrigger] ：どの操作による通知かを表す文字（「作成」「更新」「削除」）に置換され挿入されます。

設定例と送信結果
設定例） [NotificationTrigger]通知 - 【[状況]】[タイトル]

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レコード作成時の通知として、 [NotificationTrigger]が「作成」に置換され表示されます。
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件名が未設定の場合は以下の件名で通知されます。
※件名の設定が有効となるのは「作成」「更新」「削除」「コピー」の場合のみです。「インポート」「一括更新」「一括削除」の際には設定は反映されません。

通知タイミング 通知件名の例
作成後 " [タイトル] " を作成しました。
更新後 " [タイトル] " を更新しました。
削除後 " [タイトル] " を削除しました。
コピー後 " [タイトル] " を作成しました。
一括更新後 [テーブル名]: ○ 件 一括更新しました。
一括削除後 [テーブル名]: ○ 件 一括削除しました。
インポート後 [テーブル名]: ○ 件追加し、○ 件更新しました。

 

メール通知の宛先を動的に設定する

メール通知の宛先は特定のメールアドレスだけではなく、担当者や管理者などのほか、任意の項目で指定されたメールアドレスを宛先にすることができます。

宛先に指定できる対象

対象 挙動
固定のメールアドレス
（example@example.com）		 対象レコードの全てが指定した固定アドレスに送信されます
複数の固定アドレスを指定した場合には、全ての固定アドレスをTOとして送信します
担当者、管理者 対象レコードの担当者、管理者に指定されたユーザのメールアドレスに送信します
タイトル、内容、分類、説明 対象レコードのタイトル、内容、分類、説明に記載されたメールアドレスすべてに送信します。メールアドレスはカンマ区切りまたは改行区切りで指定することができます


設定例と送信結果
アドレスを下記のように設定した場合、下表に示すレコードの内容に合わせた宛先に動的にメールが送信されます。

設定例）example＠example.com, [担当者], [内容]

[内容]を宛先に指定する場合、レコードの「内容」項目にメールアドレスを直接記載します。

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レコードの関係者宛にメールを通知する設定

通知種別でメールを選択し、アドレスに[RelatedUsers]と入力します。この設定を行うと、レコードの作成者、更新者、管理者、担当者のいずれかに該当するユーザのメールアドレスに通知が行われます。対象者のチェックはレコードの更新履歴も含みます。
対象者にメールアドレスが設定されていない場合には、通知は行なわれません。 また、メールアドレスが複数登録されている場合は一番上に設定されているメールアドレスにのみ送信されます。（※）

（※）メールアドレスの設定状況を確認する
・管理者が確認する（全ユーザの設定状況を確認可能）
管理メニューの「ユーザの管理」からユーザを選択し、「メールアドレス」タブで設定を確認します。
・ユーザが確認する（ログインユーザの設定状況のみ確認可能）
　ユーザ名のメニューを開き、「プロファイル編集」から、「メールアドレス」タブで設定を確認します。

ユーザ/組織/グループでの動的な宛先指定

通知種別が「メール」の場合は、動的に宛先を指定することができます。ただし、無効となっているユーザ/組織/グループには通知されません。

アドレスにIDを直接指定する
アドレスにユーザID/組織ID/グループIDを直接指定できます。ユーザ/組織/グループの名称は表示されませんので、指定するIDに誤りがないようにご注意ください。

設定例：
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アドレスの指定 説明
[User1] ユーザIDが「1」のユーザに通知されます
[Dept1] 組織IDが「1」の組織に所属するユーザに通知されます
[Group1] グループIDが「1」のグループに所属するユーザ/組織に通知されます

※各IDは、管理メニューで確認できます

アドレスに分類項目を指定する
アドレスに、「選択肢一覧」でユーザ/組織/グループを設定した分類項目を指定できます。レコード単位で設定されているユーザ/組織/グループで動的に宛先を変えたい場合に利用します。分類項目が「複数選択」の設定となっている場合は、複数選択のすべてに通知されます。

設定例：
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分類項目の表示名 分類項目の
選択肢一覧 		アドレスの指定 説明
ユーザ [[Users]] [ユーザ] 対象レコードの分類項目に設定されたユーザに通知されます
組織 [[Depts]] [組織] 対象レコードの分類項目に設定された組織に所属するユーザに通知されます
グループ [[Groups]] [グループ] 対象レコードの分類項目に設定されたグループに所属するユーザ/組織に通知されます

 

■カスタムデザインを使用する

「カスタムデザインを使用」にチェックを入れると、設定が可能になります。
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通知を構成する書式要素

通知の本文は、次の要素で構成されます。
・固定文字列
・プレースホルダ
・書式指定文字列

固定文字列
任意の文字列を固定文字列として記載可能です。
なお、後述のとおり、「書式指定文字列」とは別の行とする必要があります。

プレースホルダ
書式内に下表のプレースホルダを記述すると、動的に文字列が置換されメール本文に記載されます。
固定文字列およびプレースホルダを同一行に混在可能です。
プレースホルダは、波括弧および英字について本マニュアルの記述と厳密に一致させる必要があります。

プレースホルダ 置換文字列
{Url} レコードのURLに置換されます
{LoginId} 操作したユーザのログインIDに置換されます
{UserName} 操作したユーザの名前に置換されます
{MailAddress} 操作したユーザのメールアドレスに置換されます


書式指定文字列
次の属性で構成されるJSONオブジェクトを1行の文字列として記述することで、データ項目を本文に展開できます。
書式指定文字列は、行単位で処理されるため、改行を含まないように記述します。また、同一行に複数の書式指定文字列を配置したり、プレースホルダ・固定文字列を混在させてはなりません。
Name は必須となります。その他の項目は既定値が設定され、省略した場合は、既定値が指定されたものとなります。属性名はケースセンシティブであり、大文字小文字を正確に記述する必要があります。

属性名 挙動
Name 出力したい項目の表示名を[表示名]と記述します
Prefix 出力する項目の先頭にプレフィックスを付与することができます。既定値は空文字列です
Delimiter 項目の表示名の後に表示する区切り文字です。規定値は“ : ”です
Always 変更が無い場合でも出力する場合はtrueにします。既定値はfalseです
ValueOnly 項目名および Delimiter を表示せず、項目の値のみ表示します。既定値はfalseです
ConsiderMultiline MarkDown形式の項目で、項目名 Delimiter の直後および Allow の前後で改行します。既定値はtrueです
DiffTypes 更新前後の差分の表示方式を指定します。
・Standard: 古い値と新しい値を個別に表示します
・DiffMatchPatch: 値の差分（追加、削除された部分）で表現します
既定値は Standardです
DisplayTypes DiffTypesがStandardの場合に、更新した際に古い値と新しい値の両方を表示するか(BeforeAndAfterChange)、古い値のみを表示するか(BeforeChange)、新しい値のみを表示するか(AfterChange)選択して指定します。既定値は“BeforeAndAfterChange”です
Allow DiffTypesがStandardの場合に、更新した際に古い値と新しい値の間に表示する区切り文字です。既定値は“ => ”です
StartBracket DiffTypesがDiffMatchPatchの場合に、差分表記の開始を表す文字列を指定します。既定値は"("です
EndBracket DiffTypesがDiffMatchPatchの場合に、差分表記の終了を表す文字列を指定します。既定値は")"です
DeletePrefixSymbol DiffTypesがDiffMatchPatchの場合に、削除された部分の開始を表す文字列を指定します。既定値は"-"です
DeleteSuffixSymbol DiffTypesがDiffMatchPatchの場合に、削除された部分の終了を表す文字列を指定します。既定値は""(空文字)です
AddPrefixSymbol DiffTypesがDiffMatchPatchの場合に、追加された部分の開始を表す文字列を指定します。既定値は"+"です
AddSuffixSymbol DiffTypesがDiffMatchPatchの場合に、追加された部分の終了を表す文字列を指定します。既定値は""(空文字)です


例：
{"Name":"[作業工程]","Prefix":"■","Delimiter":" : ","Allow":" => ","Always":true}

変更がある場合の出力結果 変更が無い場合の出力結果
■作業工程 : 設計 => 開発 ■作業工程 : 設計


DiffTypesによる出力の違いの例

DiffTypesがStandardの場合

設定内容 {"Name":"[タイトル]"}
出力結果 タイトル : ドキュメント作成 => 設計書作成作業

　
DiffTypesがDiffMatchPatchの場合

設定内容 {"Name":"[タイトル]","DiffTypes":"DiffMatchPatch"}
出力結果 タイトル : (-ドキュメント)(+設計書)作成(+作業)

　
DiffMatchPatchの書式をカスタマイズした場合

設定内容 {"Name":"[タイトル]", "DiffTypes":"DiffMatchPatch", "StartBracket":"[", "EndBracket":"]", "DeletePrefixSymbol":"del:", "DeleteSuffixSymbol":"/del", "AddPrefixSymbol":"add:", "AddSuffixSymbol":"/add"}
出力結果 タイトル : [del:ドキュメント/del][add:設計書/add]作成[add:作業/add]

 

メッセージ本文

デフォルトのメッセージ文として、次の書式が利用されます。

{Url}
{"Name":"[項目名N]"}

{UserName}<{MailAddress}

上記の「項目N」はテーブルの全ての項目が列挙されて含まれる繰り返しの項目となります。

前述の書式要素を利用して、通知本文をカスタマイズすることができます。

＜カスタムデザイン設定例＞
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上記のような書式を設定すると、以下のように通知されます。

以下の情報が更新されました！
http://servername/items/999
★タイトル ☆ ネットワーク要件を確認する ◆ ネットワーク要件と機器を確認する
コメント : 要件定義書の作成、完了しました。成果物は所定のフォルダに格納済です。
千葉さとみ< s.chiba@yamaguchi123.co.jp >

 

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